Come ottimizzare la gestione di processi aziendali
Ottimizzazione processi aziendali e BPM Business Process Management
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Il miglior modo per aumentare la redditività della tua azienda passa attraverso la riduzione dei costi. Ufficio Service tramite i consulenti e la propria società di soluzioni informatiche Risolvere Srl, è in grado di ottimizzare ed automatizzare i processi di ufficio al fine di minimizzare l’intervento umano in modo che il software pensi a quanto è stato previsto nel processo mentre alla risorsa umana rimanga il controllo decisionale.
Per prima cosa viene eseguita un’analisi capillare basata su dati reali e verificati (vedi il nostro servizio di Data Entry e data Quality). Questo processo di definizione dei flussi è essenziale per poter iniziare un percorso di efficentamento dei processi. Vengono quindi raccolti tutti i dati riferiti a:
Per iniziare un percorso di ottimizzazione,i processi devono prima di tutto essere quotati economicamente. Si partirà quindi dai processi maggiormente onerosi o con un elevato tasso di rischio fino a scendere verso il basso implementandoli successivamente tutti o, più precisamente, tutti quelli che di cui si è evidenziato un valore tale per cui, l'operazione di ottimizzazione ha un costo minore del miglioramento ottenuto. Non vengono mai implmentanti controlli laddove gli stessi superano il valorore del risultato.
È importante comprendere quale sia il livello atteso di ottimizzazione ed automazione step by step. Si scelgono successivamente gli strumenti informatici valutando se sfruttare quelli già presenti in azienda o implementando soluzioni nuove più aderenti ai bisgogni del cliente.
I processi di ottimizzazione possono riguardare l’implementazione di diversi strumenti e servizi quali:
L’automazione dei processi aziendali non avviene mai massivamente: si parte solitamente da settori nevralgici, più ricettivi ed avvezzi al cambiamento. É buona norma partire dai processi più onerosi in termini di rischi e benefici, scalando poi il resto delle attività fino ad arrivare ad ottimizzare e standardizzare tutti i flussi aziendali anche perchè questi sono interconnessi fra loro e non possono essere svincolati l'uno dall'altro; nemmeno quelli affidati in outsorcing.
Il Business process management è l’insieme delle attività atte a definire e analizzare i flussi aziendali monitorandoli ed integrandoli in una mappatura dei processi d’azienda. Il fine è ottimizzare le dinamiche di interazione dell’azienda stessa tramite: l'incremento delle perfomrance, la semplificazione della gestione, il miglioramento dei processi. Questo normalmente avviene tramite l’implementazione di uno o più soluzioni software che consentono l’analisi di dati oggettivi. È ovvio assesrire che i risultati ricavati da processi di definizione perfettamente misurabili ed attendibili, diano la possibilità all’azienda di integrare altri innumerevoli strumenti che permettendo di reagire meglio e prima, agli stimoli odierni e futuri del mercato, dello scenario economico, politico o in caso di epidemie, pandemie e altre cause di forza maggiore.
In un mondo dominato dall’incertezza e da una forma sempre più liquida dell’economia, dei mercati, delle politiche, ecc. sarebbe irresponsabile pensare che un software possa obbligare le risorse umane a stravolgere il proprio modo di lavorare.
L’obiettivo delle soluzioni di ottimizzazione dei processi di Ufficio Service, è quello di implementare delle soluzioni che elimino le parti inefficienti del processo riducendo l’intervento delle persone nelle operazioni meccaniche senza valore aggiunto, lasciandole libere di lavorare in modo pù semplice, efficiente, preciso e pratico. L'obbiettivo è sempre quello di minimizzare rischi ed l'impatto del cambiamento sulle risorse e, nel contempo, massimizzare l'efficacia e l'efficienza del processo.
Attraverso le metodologie sopra descritte, i processi ottimizzati ed automatizzati grazie all’integrazione di un ecosistema di software efficiente ed efficace, permette agli utenti di lavorare rispettanto le procedure di efficientamento dei processi senza compiere operazioni così diverse da quelle già codificate nel proprio modus operandi. L’utente salva il file in una cartella ma quella cartella prevede delle regole di conservazione in base al suo contenuto, alimenta una serie di work flow, di approval, di processi automatizzati. Si intervene sulla ricezione delle email che viene gestita con particolare attenzione in quanto fonte principale di disgregazione ed eterogeneità dei dati. Vengono implementati processi automatizzati secondo i quali, alla ricezione della email con specifiche caratteristiche per mittente o per contenuto, queste vengono smistate e alimentano a loro volta l’apertura di task predefinite per una serie di utenti. Questa organizzazione strutturata delle informazioni permette di rendere efficienti i processi e, nel contempo, di rispettare i due cardini del sistema privacy cioè quelli della creazione di un sistema privacy by default e by design.
All'interno di un ambiente progettato per essere efficiente ed automatizzato, si utilizzano prevalentemente procedure cloud native. Le informazioni vengono strutturare e rese visibili con permission specifiche e registrazione di log in modo da non perdere mai di vista la tracciabilità delle attività eseguite. Si monitorano le condivisioni dei file all'interno ed all'esterno dell'azienda in modo da poter risalire sempre da chi è partita e dov'è destinata l'informazione. Si implementano logiche e strumenti tali per cui le risorse umane vegano responsabilizzate, stimolando in loro la cultura del lavoro per obiettivi e non per numero di ore lavorate. Si costruiscono così fondamenta solide sulle quali per implementare processi di smart working. Le riunioni interne, gli incontri con i fornitori e con i clienti possono essere svolte con strumenti di video conferenza integrati nell'ecosistema del cliente. Anche i cicli di approvazione sono disegnati in procedure software dove i terminali possono approvare il passaggio allo step successivo o ritornare al mittente con le debite correzzioni da attuare. Questi sono solo alcuni esempi, in realtà il campo di applicazione e le potenzialità sono infinite.
In collaborazione con Anzani Group (partner Khub.it), una volta: normalizzati i dati, creati i processi di automazione necessari e verificata la loro validità, può implementare soluzioni all’avanguardia che contemplino l’utilizzo di sistemi predittivi basati sulla BI e sulla AI in modo da offrire alle aziende un metodo per pianificare strategie a medio e lungo termine in base ai processi analizzati. I dati vengono letti ed interpretati. Attraverso sistemi di machine Learning, i sistemi informatici diventano sempre più intelligenti e sempre più efficaci nel risolvere le operazioni per le quali sono stati progettati ed implementati.
