Codice etico

I nostri Valori: Codice Etico e di condotta

La vision di Ufficio Service

hanno comportato, quale logica conseguenza, la scelta di trasformare Ufficio Service S.r.l. in Società Benefit e, quindi, di integrare nel proprio oggetto sociale, oltre agli obiettivi di profitto, lo scopo di avere un impatto positivo sulla società e sull’ambiente, mantenendo standard etici elevati per il raggiungimento di tali scopi.

Nel presente Codice Etico sono quindi racchiusi i principi e le regole di condotta ai quali Ufficio Service S.r.l. si ispira e che permeano l’attività economica svolta dalla stessa, principi e regole rilevanti anche ai fini della ragionevole prevenzione dei reati indicati nel D. Lgs. n. 231/01.

Il Codice Etico, considerato nel suo complesso, unitamente a tutte le specifiche procedure attuative approvate dall’azienda, si considera parte integrante dei contratti di lavoro subordinato in essere e da stipulare.

La violazione delle disposizioni del Codice Etico configura un illecito disciplinare e, come tale, sarà perseguito e sanzionato ai sensi della L. n. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori) e del CCNL applicato; potrà altresì comportare il risarcimento dei danni procurati alla datrice di lavoro.

Quanto ai collaboratori, ai consulenti e ai lavoratori autonomi (più sotto specificati tra i destinatari) che prestano attività in favore dell’azienda, nonché agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione del presente Codice Etico ovvero di un estratto di esso o, comunque, la dichiarazione di adesione alle disposizioni e ai principi in esso previsti, rappresentano l’imprescindibile presupposto della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra l’azienda e tali soggetti.

Eventuali violazioni del Codice Etico da parte di tali ultimi soggetti, in relazione alla loro gravità, possono legittimare il recesso dal rapporto contrattuale, possono essere individuate ex ante come cause di risoluzione del contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c. e, inoltre, comportare l’obbligo di risarcire i danni cagionati.

Finalità e Destinatari

Il Codice Etico è vincolante per gli amministratori, organi di vertice ed i dipendenti di Ufficio Service S.r.l., nonché per tutti coloro che operano e collaborano, stabilmente o a tempo determinato, per conto della società stessa, anche per i clienti ed fornitori di beni e/o servizi.

Al Codice verrà data ampia diffusione nell’ambito della struttura interna, anche mediante affissione nei locali aziendali, nonché attraverso il sito internet di Ufficio Service S.r.l. SB

Rapporti con i dipendenti e con i collaboratori

2.1 Selezione del personale
La valutazione e la selezione del personale sono effettuati secondo correttezza e trasparenza, rispettando le pari opportunità al fine di coniugare le esigenze di UFFICIO SERVICE SRL SB, con i profili professionali, le ambizioni e le aspettative dei candidati.
UFFICIO SERVICE SRL SB si impegna ad adottare ogni provvedimento utile ad evitare ogni forma di favoritismo nel processo di selezione del personale utilizzando criteri oggettivi e meritocratici, nel rispetto della dignità dei candidati nonché nell’interesse al buon andamento dell’azienda.
Il personale assunto, anche mediante l’attuazione del presente Codice, riceve un’informazione chiara e corretta circa ruoli, responsabilità, diritti e doveri delle parti.

2.2 Gestione del personale
UFFICIO SERVICE SRL SB tutela e valorizza le proprie risorse umane, impegnandosi a mantenere costanti le condizioni necessarie per la crescita professionale, le conoscenze e le abilità di ogni persona, effettuando l’opportuna formazione per l’aggiornamento professionale e qualsiasi iniziativa volta a perseguire tale scopo.
UFFICIO SERVICE SRL SB promuove la partecipazione dei lavoratori alla vita dell’azienda, fornendo strumenti partecipativi in grado di raccogliere l’opinione ed i suggerimenti dei lavoratori, garantendo la loro più ampia partecipazione.
Ferma restando la massima disponibilità nei confronti della Società, nessun lavoratore può essere obbligato a eseguire mansioni, prestazioni o favori non dovuti in base al proprio contratto di lavoro ed al proprio ruolo all’interno dell’azienda.
La Società si impegna fermamente a contrastare episodi di mobbing, stalking, violenza psicologica ed ogni comportamento discriminatorio o lesivo della dignità della persona dentro e fuori i locali aziendali.
I rapporti tra dipendenti devono svolgersi con lealtà, correttezza e rispetto reciproco, in osservanza dei valori della civile convivenza e della liberà delle persone.

PRINCIPI ETICO MORALI

La condotta dei destinatari indicati al punto precedente deve essere improntata ai seguenti principi:

Legalità e correttezza

La società Ufficio Service S.r.l. opera nell’assoluto rispetto di qualsiasi legge ad essa applicabile e del presente Codice. Tutti i destinatari sono pertanto tenuti al medesimo rispetto, ad aggiornarsi costantemente sulle evoluzioni normative, anche avvalendosi delle opportunità formative offerte dalla stessa Ufficio Service S.r.l.
La trasparenza dei bilanci e della contabilità è un principio fondamentale per l’esercizio dell’attività e per la tutela della reputazione di Ufficio Service S.r.l.
L’azienda si impegna a realizzare e fornire servizi di qualità ed a competere sul mercato secondo principi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con tutte le istituzioni pubbliche, governative ed amministrative, con la cittadinanza e con gli altri operatori economici, conducendo qualsiasi tipo di rapporto con onestà, integrità, trasparenza, coerenza ed equità.
La correttezza e l’integrità morale sono un dovere indefettibile per tutti i destinatari, i quali sono tenuti a non instaurare alcun rapporto privilegiato con terzi, che sia frutto di sollecitazioni finalizzate ad ottenere vantaggi impropri. Nello svolgimento della propria attività, i destinatari sono tenuti a non accettare/fare donazioni, favori o utilità di alcun genere (salvo che siano di modico valore) e, in generale, a non offrire/accettare alcuna contropartita al fine di ottenere/concedere vantaggi illeciti per conto o in favore di Ufficio Service S.r.l. La convinzione di agire nell’interesse di quest’ultima non esonera i destinatari dall’obbligo di osservare puntualmente la legge e le regole ed i principi del presente Codice, anche perché ciò costituisce il vero interesse dell’azienda.

Ripudio di ogni discriminazione

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con le parti interessate (ad esempio, la gestione del personale e l’organizzazione del lavoro, la selezione e gestione dei fornitori, il rapporto con la comunità circostante e con le istituzioni che la rappresentano), Ufficio Service S.r.l. ripudia ogni discriminazione in base all’età, sesso, sessualità, stato di salute, appartenenza etnica, nazionalità, opinioni politiche e credenze religiose dei suoi interlocutori e, anzi, favorisce l’integrazione, promuovendo il dialogo interculturale, la tutela dei diritti delle minoranze di ogni tipo e dei soggetti deboli: pluralità e diversità sono una ricchezza per l’azienda, stimolo di crescita e veicolo di nuove idee.
Centralità, sviluppo e valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità

Ufficio Service S.r.l. riconosce la centralità delle risorse umane e ritiene che esse siano il fattore essenziale di successo e di sviluppo aziendale.
L’azienda pone, da sempre, al centro del proprio operato la professionalità ed il contributo individuale delle persone, con le quali devono permanere il dialogo, lo scambio di informazioni (a qualunque livello), la valorizzazione e l’aggiornamento professionale, affinché si crei un’identità aziendale che non sia imposta ma che venga percepita come vero e proprio senso di appartenenza a valori condivisi.
L’ambiente di lavoro deve valorizzare il contributo e le potenzialità del singolo, mediante la graduale responsabilizzazione del personale, la realizzazione di un sistema di relazione che privilegi il lavoro di squadra rispetto al rapporto gerarchico, la condivisione di competenze e conoscenze (anche attraverso l’utilizzo di sistemi innovativi), mettendo a disposizione risorse per lo sviluppo equilibrato della persona.
Ferme restando le previsioni di legge e contrattuali in materia di doveri dei lavoratori, ai dipendenti sono richiesti rispetto reciproco, professionalità, dedizione al lavoro, lealtà, decoro, spirito di collaborazione, senso di appartenenza e moralità. Ufficio Service S.r.l. garantisce la più scrupolosa osservanza delle norme a tutela del lavoro, delle libertà e dei diritti dei lavoratori, sostiene le condizioni di libera adesione ad organizzazioni sindacali, ripudia le violazioni dei diritti umani, ripudia differenze di genere e promuovo l’integrazione quale forma di arricchimento collettivo. Lo stesso devono fare i dipendenti dell’azienda.
Per attuare quanto sopra esposto, il rapporto tra Ufficio Service S.r.l. ed i propri dipendenti deve essere fondato sulla reciproca fiducia: i dipendenti devono quindi operare per favorire gli interessi dell’azienda (ovviamente nel rispetto dei valori di cui al presente Codice), astenersi da qualsiasi attività che sia volta al perseguimento di interessi personali, in conflitto con i legittimi interessi dell’azienda. Nei casi in cui si possa raffigurare la possibilità di sussistenza di un conflitto di interessi, i dipendenti sono tenuti a rivolgersi, senza ritardo, al proprio superiore gerarchico, affinché l’azienda possa valutare, ed eventualmente autorizzare, l’attività potenzialmente in conflitto.
Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Ufficio Service S.r.l. si impegna a far si che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, respingendo essa ogni forma di abuso.

Radicamento territoriale

Ufficio Service S.r.l. sente di appartenere e di essere debitrice nei confronti del proprio territorio di elezione, la Valtellina. Per questo motivo, l’azienda si pone la finalità di realizzare progetti tendenti ad un coinvolgimento diretto della cittadinanza, delle istituzioni pubbliche e private, dell’imprenditoria e delle associazioni, su tutto ciò che concerne l’educazione alla legalità, all’inclusione, al rispetto dell’ambiente, al benessere psico fisico degli individui, la valorizzazione delle competenze e le potenzialità delle persone, la tutela delle differenze di genere, culturali ed etniche e l’integrazione e sviluppo sociale.
Trasparenza ed etica degli affari – qualità

La storia, l’identità ed i valori di Ufficio Service si declinano in un’etica degli affari fondata sui seguenti valori, che devono essere fatti propri dai dipendenti:
 Affidabilità: intesa quale garanzia di assoluta serietà nei progetti varati, nelle transazioni e negli impegni assunti
 Solidità: mantenimento di basi patrimoniali definite e reali
 Trasparenza: l’assunzione di un positivo ruolo sociale impone non solo il rispetto di principi e di valori etici, ma anche la messa in atto di modalità che consentano, alle comunità di riferimento ed agli attori sociali, di poter disporre delle informazioni per potere ricostruire l’operato di Ufficio Service S.r.l.
 Correttezza in ambito contrattuale: chiunque operi in nome e per conto dell’azienda non deve approfittare di lacune contrattuali o di eventi imprevisti al fine di rinegoziare il contratto, sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nei quali l’interlocutore si sia venuto a trovare
 Tutela della concorrenza: sono deplorati comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione
 Qualità: la qualità è un elemento distintivo dell’azienda. Le attività sono poste in essere mediante un insieme di processi improntato da un sistema di gestione per la qualità che offre uniformità, trasparenza e miglioramento dei servizi.

Riservatezza

Ufficio Service S.r.l. si impegna ad assicurare la protezione e la riservatezza dei dati personali dei Destinatari e dei Portatori di Interessi, nel rispetto di ogni normativa applicabile in materia.
I Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate, apprese in ragione della propria attività lavorativa, per scopi estranei all’esercizio di tale attività, e comunque ad agire sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza assunti da Ufficio Service S.r.l. nei confronti di tutti i Portatori di Interessi.
In particolare, i dipendenti sono tenuti alla massima riservatezza su documenti idonei a rivelare know-how, informazioni di trasporto, informazioni commerciali e operazioni societarie.

RAPPORTI CON I DIPENDENTI

I dipendenti sono parte integrante di Ufficio Service S.r.l. SB e, pertanto, nei loro confronti e, per converso, da parte loro, deve essere dato e preteso il massimo sforzo per rendere l’attività lavorativa qualificante e motivo di crescita, sotto ogni profilo, comunque tesa al raggiungimento di tutti gli scopi aziendali. Di seguito vengono esplicitato ciò che si intende “dare” e “pretendere” ai e dai dipendenti, ad ulteriore specificazione di quanto già esposto:

Selezione del personale

La valutazione e la selezione del personale sono effettuate secondo correttezza e trasparenza, rispettando le pari opportunità, al fine di coniugare le esigenze di Ufficio Service S.r.l. con i profili professionali, le ambizioni e le aspettative dei candidati che, a loro volta, sono tenuti a fornire informazioni veritiere.
Ufficio Service S.r.l. si impegna ad adottare ogni provvedimento utile ad evitare ogni forma di favoritismo nel processo di selezione del personale, utilizzando criteri oggettivi e meritocratici, nel rispetto della dignità dei candidati nonché nell’interesse al buon andamento dell’azienda.
Il personale assunto, anche mediante l’attuazione del presente Codice, riceve un’informazione chiara e corretta circa ruoli, responsabilità, diritti e doveri delle parti.
L’eventuale assunzione di ex dipendenti della Pubblica Amministrazione (o di loro parenti e/o affini) che, nell’esercizio delle proprie funzioni, abbiano intrattenuto rapporti con l’azienda, avviene nel rigoroso rispetto delle procedure standard definite dall’organizzazione per la selezione del personale.
Anche la definizione di altri rapporti di lavoro e/o consulenziali, con ex dipendenti della Pubblica Amministrazione o con loro parenti e/o affini, avviene nel rigoroso rispetto delle procedure standard adottate.

Gestione del personale

Ufficio Service S.r.l. tutela e valorizza le proprie risorse umane, impegnandosi a mantenere costanti le condizioni necessarie per la crescita professionale, le conoscenze e le abilità di ogni persona, effettuando l’opportuna formazione per l’aggiornamento professionale e qualsiasi iniziativa volta a perseguire tale scopo.
Ufficio Service S.r.l. promuove la partecipazione dei lavoratori alla vita dell’azienda, fornendo strumenti partecipativi in grado di raccogliere l’opinione ed i suggerimenti dei lavoratori, garantendo la loro più ampia partecipazione e riservatezza, non da ultimo il canale per le segnalazioni “Whistleblowing”.
Ferma restando la massima disponibilità nei confronti di Ufficio Service S.r.l., nessun lavoratore può essere obbligato a eseguire mansioni o prestazioni non dovute in base al proprio contratto di lavoro ed al proprio ruolo all’interno dell’azienda.
Ufficio Service S.r.l. si impegna fermamente a contrastare episodi di mobbing, stalking, violenza psicologica ed ogni comportamento discriminatorio o lesivo della dignità della persona, dentro e fuori i locali aziendali.

Ambiente di lavoro

Ufficio Service S.r.l. si impegna ad offrire al proprio personale un ambiente di lavoro sano, sicuro e rispettoso della dignità dei lavoratori, delle norme igieniche e di prevenzione sanitaria.
La sicurezza nei luoghi di lavoro è assicurata, sia implementando rigorosamente le disposizioni previste dalla legge in vigore, sia promuovendo attivamente la cultura della sicurezza attraverso la formazione del personale, elemento centrale del sistema di gestione adottato.

Strumenti informatici – internet – posta elettronica

Come già evidenziato in ambito “protezione dei dati personali”, i personal computer in dotazione dovranno essere mantenuti nel miglior stato possibile e non potranno essere istallati altri programmi, se non quelli previsti dalla configurazione aziendale. L’azienda è pronta a cercare di soddisfare le richieste dei dipendenti, al fine di rendere più agevole l’attività lavorativa (ad esempio, uso di due schermi, mouse ergonomici e così via). Hardware e software messi a disposizione dall’azienda costituiscono, a tutti gli effetti, strumenti di lavoro e non possono essere utilizzati per fini personali.
È vietato – in qualsiasi modo – copiare, memorizzare, divulgare a terzi, distruggere file, dati e programmi, salva espressa autorizzazione e, ovviamente, salva la necessità derivante dal normale sviluppo dell’attività lavorativa.
La navigazione in Internet è uno “strumento” di lavoro e, quindi:
non è consentita la navigazione in siti che non attengono direttamente allo svolgimento delle mansioni assegnate, soprattutto in quelli che possono rilevare le opinioni politiche, religiose o sindacali del dipendente

non è consentita l’effettuazione di ogni genere di transazione finanziaria, ivi comprese le operazioni di remote banking, acquisti on-line e simili, salva espressa autorizzazione
non è consentito scaricare e/o installare software gratuiti (freeware), shareware, P2P e/o FTP, se non previa espressa autorizzazione
non è permessa la partecipazione, per motivi non professionali, a forum, l’utilizzo di chat line, non è consentita la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica e così via
La posta elettronica è uno strumento aziendale, non è da considerarsi corrispondenza privata; in particolare:
è vietato inviare o memorizzare messaggi (interni o esterni) di natura minatoria od oltraggiosa, discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione o appartenenza sindacale e/o politica
non è consentito configurare e utilizzare account di posta elettronica esterni all’azienda

GESTIONE DELL’ATTIVITÁ D’IMPRESA

Nell’ambito dello svolgimento dell’attività d’impresa, i Destinatari devono attenersi ai seguenti principi:

Osservanza delle procedure interne

Ufficio Service S.r.l. ritiene che l’efficienza gestionale e la cultura del controllo siano elementi indispensabili per il raggiungimento degli obiettivi, per dare continuità al lavoro e per garantire il rispetto della legge, dei principi etici e, non da ultimo, per individuare eventuali responsabilità.
I destinatari sono quindi tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure e delle istruzioni interne all’azienda, ad agire in base ai rispettivi profili di autorizzazione e conservare ogni idonea documentazione per tenere traccia delle azioni intraprese per conto dell’azienda.

Gestione contabile

Nell’attività di gestione contabile, i Destinatari sono chiamati ad agire nel rispetto dei principi di veridicità, accuratezza e trasparenza, affinché sia tutelata la reputazione di Ufficio Service S.r.l., sia internamente che esternamente. Il rispetto di tali principi consente altresì all’azienda di pianificare le proprie strategie operative in base alla sua reale situazione economica e patrimoniale. Tutte le voci riportate in contabilità devono essere, pertanto, supportate da documentazione completa, chiara e valida, evitando qualsiasi forma di omissione, falsificazione e/o irregolarità. In caso di elementi patrimoniali o economici fondati su valutazioni e stime, la relativa registrazione deve ispirarsi a criteri di ragionevolezza e prudenza.

Tutela del patrimonio

I Destinatari esercitano i propri compiti cercando di razionalizzare e contenere l’uso delle risorse aziendali.
I Destinatari sono tenuti alla corretta applicazione delle disposizioni relative alla sicurezza per proteggere i dispositivi hardware da accessi non autorizzati, che potrebbero gravemente ledere i diritti alla protezione dei dati personali del personale e dei clienti di Ufficio Service S.r.l.

Comunicazione

Ufficio Service S.r.l. provvede a mettere a disposizione dei Portatori di Interesse idonei strumenti di comunicazione attraverso i quali poter interagire con l’azienda per inoltrare richieste, chiedere chiarimenti o effettuare reclami.
Ufficio Service S.r.l. promuove un’efficace comunicazione aziendale in grado di mettere in contatto l’azienda con la società civile, al fine di recepire istanze, esigenze e bisogni della collettività, nonché per diffondere i propri valori e la propria “missione”.
Le informazioni diffuse ai Portatori di Interessi sono veritiere, complete ed accurate, affinché sia consentito ai destinatari di assumere decisioni corrette e consapevoli.
La promozione pubblicitaria di Ufficio Service S.r.l. rispetta i valori etici, tutelando i minori e ripudiando messaggi volgari o offensivi.

Rapporti con Autorità e Pubbliche Amministrazioni

Ufficio Service S.r.l. SB è consapevole del fatto che “lo Stato siamo noi” e, pertanto, in un certo senso, rapportarsi con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione equivale a rapportarsi con sé stessi. Si esigono quindi la massima chiarezza, correttezza, onestà, trasparenza e collaborazione, il pieno rispetto della legge e i più alti standard morali e professionali. I Destinatari, salva espressa autorizzazione, non possono relazionarsi, in nome e per conto di Ufficio Service S.r.l. SB, con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione.
Nei rapporti con i Pubblici Ufficiali, con gli Incaricati di Pubblico Servizio e la Pubblica Amministrazione in generale, Istituzioni Comunitarie, le persone incaricate dall’azienda di seguire una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto istituzionale con tali soggetti, si attengono ai massimi livelli di correttezza ed integrità. Inoltre, è vietato cercare di influenzarne impropriamente le decisioni, tenere comportamenti illeciti, quali, ad esempio, l’offerta di denaro o di altra utilità, che possano alterare l’imparzialità di giudizio del rappresentante del pubblico soggetto.
Gli incaricati devono altresì verificare che le informazioni rese, con qualunque modalità ed a qualsiasi titolo, siano rispondenti al vero, accurate e corrette.
Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali
Ufficio Service S.r.l. non favorisce e/o discrimina alcuna organizzazione politica o sindacale.
La Società si astiene dal fornire qualsiasi contributo indebito, sotto qualsiasi forma, a partiti, sindacati o altre formazioni sociali, salvo specifiche deroghe e comunque sempre nei limiti di quanto consentito dalle norme.
I Destinatari sono tenuti ad astenersi da qualsiasi pressione diretta, indiretta o millantata nei confronti di esponenti politici o rappresentanti sindacali.
Rapporto con clienti e fornitori

I Destinatari si rapportano con i terzi con cortesia, competenza e professionalità, perché dalla loro condotta dipendono la tutela dell’immagine e della reputazione dell’azienda e, conseguentemente, il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
In particolare, i Destinatari devono astenersi da qualsiasi forma di comportamento, sleale o ingannevole, che possa indurre i clienti o i fornitori a fare affidamento su fatti o circostanze infondati.
I Destinatari sono tenuti ad impegnarsi con costanza, per offrire servizi puntuali e di alta qualità ai clienti, cercando di limitare qualsiasi forma di disservizio o ritardo.
Le relazioni con i fornitori sono improntate a lealtà, correttezza e trasparenza.
La scelta dei fornitori viene effettuata in base a criteri oggettivi di economicità, opportunità ed efficienza.
È preclusa la scelta di fornitori su basi meramente soggettive e personali o, comunque, in virtù di interessi contrastanti con quelli di Ufficio Service S.r.l. SB.
I Destinatari devono costantemente verificare che anche fornitori e clienti rispettino i principi etici fondamentali di cui al presente Codice.

Consulenti esterni

I consulenti vengono scelti in relazione alla loro professionalità, reputazione ed affidabilità, a condizione che aderiscano a valori comparabili a quelli espressi nel presente Codice che, in ogni caso, si chiede di rispettare.
I rapporti con i consulenti sono basati su accordi trasparenti e sul dialogo costruttivo, finalizzato al raggiungimento degli obiettivi comuni, in coerenza con le normative ed i principi del presente Codice Etico.

Sistema di controllo interno

Il rispetto delle prescrizioni del presente Codice è affidato alla prudente, ragionevole ed attenta sorveglianza di ciascuno dei Destinatari, nell’ambito dei rispettivi ruoli e funzioni all’interno dell’azienda.
Tutti i Destinatari sono invitati a riportare ai loro diretti superiori i fatti e le circostanze potenzialmente in contrasto con i principi e le prescrizioni del presente Codice.
Il management di Ufficio Service S.r.l. SB, e gli organi all’uopo preposti, adottano ogni necessaria misura per porre fine alle violazioni, potendo ricorrere a qualsiasi provvedimento disciplinare nel rispetto della legge e dei diritti dei lavoratori, ivi inclusi i diritti sindacali.

Sovvenzioni e/o finanziamenti

Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dall’Unione Europea, dallo Stato o da altro Ente Pubblico, anche se di modico valore, devono essere impiegati esclusivamente per le finalità per cui sono stati richiesti e concessi. Ufficio Service S.r.l. SB vieta, a tutti i Destinatari, l’utilizzo dei fondi percepiti dalle Pubbliche Amministrazioni e/o dai fondi interprofessionali, per scopi diversi da quelli per cui sono stati erogati.
Analogamente, in caso di partecipazione a procedure di evidenza pubblica, i destinatari sono tenuti ad operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, evitando di indurre i soggetti pubblici ad operare indebitamente in favore dell’azienda.
I Destinatari non devono fare ricorso a dichiarazioni o documenti alterati, falsificati, all’omissione di informazioni o, in generale, al compimento di artifici o raggiri, al fine di ottenere contributi o finanziamenti agevolati, ovvero per ottenere indebitamente concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi, contributi da parte dell’Unione Europea, dello Stato o da altro Ente Pubblico.
I Destinatari devono ottemperare ad ogni richiesta proveniente dalle istituzioni o Autorità, fornendo piena collaborazione ed evitando comportamenti di tipo ostruzionistico e, in ogni caso, rispondere in modo veritiero.

Sistema di Controllo interno

Il rispetto delle prescrizioni del presente Codice è affidato alla prudente, ragionevole ed attenta sorveglianza di ciascuno dei Destinatari, nell’ambito dei rispettivi ruoli e funzioni all’interno dell’azienda. Tutti i Destinatari sono invitati a riportare ai loro diretti superiori i fatti e le circostanze potenzialmente in contrasto con i principi e le prescrizioni del presente Codice. Il management di UFFICIO SERVICE SRL SB e gli organi all’uopo preposti adottano ogni necessaria misura per porre fine alle violazioni, potendo ricorrere a qualsiasi provvedimento disciplinare nel rispetto della legge e dei diritti dei lavoratori, ivi inclusi i diritti sindacali

LINEE GUIDA DEL SISTEMA SANZIONATORIO

Come indicato al punto 13 della Parte Generale del MOGC, la violazione dei principi fissati nel presente Codice compromette il rapporto fiduciario tra la Ufficio Service S.r.l. SB ed i propri organi di vertice, dipendenti, consulenti, collaboratori a vario titolo, clienti, fornitori, partners commerciali e finanziari.

Tali violazioni saranno immediatamente perseguite, in maniera incisiva e tempestiva, mediante l’adozione di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati e/o sanzioni, anche contrattualmente previste.

A seconda della gravità della condotta, Ufficio Service S.r.l. SB provvederà senza indugio a prendere i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione penale da parte dell’autorità giudiziaria.

Fermo quanto sopra esposto, le violazioni del Codice Etico sono così sanzionate:

per i dipendenti: con le sanzioni indicate al punto 13 della Parte Generale del MOGC, che qui si riportanno.

richiamo verbale: nel caso di lieve inosservanza dei principi e delle regole di comportamento, nonché per lieve inosservanza dell’obbligo in capo a ciascun lavoratore di rispettare le norme poste a tutela della salute e della sicurezza, nonché di segnalarne la violazione da parte di altri colleghi;
ammonizione scritta: si applica per le inosservanze di cui sopra, aventi carattere di gravità moderata, ad esempio per ripetute lieve inosservanze, nonché per ripetuta lieve inosservanza delle norme poste a tutela della salute e della sicurezza e/o dell’obbligo di segnalarne la violazione;
multa: corrispondente a non più di tre ore di retribuzione oraria, in caso di inosservanze non gravi;
sospensione dal lavoro e dalla retribuzione: fino a un massimo di tre giorni. Si applica per infrazioni più gravi che non richiedono il licenziamento;
licenziamento: si applica nel caso di gravi inosservanze.

Nel caso di pendenza dell’azione penale, ovvero di esecuzione di un provvedimento restrittivo della libertà personale assunto nei confronti del dipendente, prima di adottare il provvedimento disciplinare, potrà essere adottata la sanzione della sospensione dal servizio e dalla retribuzione, per la durata corrispondente all’esito dell’azione penale, ovvero fino al termine della durata del provvedimento restrittivo della libertà personale;

revoca del mandato agli amministratori;
risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i collaboratori esterni, per i clienti, per i fornitori, appaltatori e subappaltatori.

L’individuazione e l’applicazione delle sanzioni terrà sempre conto dei principi generali di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata.

Ufficio Service S.r.l. SB si riserva il diritto di agire, nelle sedi più opportune, per la tutela dei propri diritti, lesi in conseguenza del comportamento in violazione del presente Codice.