Gestione e dematerializzazione archivi

Conservazione sostitutiva e conservazione documentale a norma

I nostro servizio di conservazione

Tramite la collaborazione con l’azienda partner USolve, Ufficio Service propone un servizio di dematerializzazione dei documenti completo ed efficiente. La procedura definita “scansione documenti” avviene mediante l’utilizzo di scanner che acquisiscono le immagini dei documenti. Queste immagini scansionate o meglio, acquisite dagli scanner di vario tipo, vengono elaborate da vari software in grado di ottimizzare la resa del documento digitalizzato. In base alla tipologia di documenti, all’anno di acquisizione ed altri parametri normativi, la scansione del documento può essere considerata come sostitutiva rispetto alla documentazione cartacea fisica. I documenti scansionati ed elaborati sono poi archiviati e conservati digitalmente.

Conservazione Sostitutiva

Nel caso in cui tali documenti acquisiti digitalmente debbano essere conservati a norma di legge (ad esempio le fatture di acquisto o di vendita), questi devono essere sottoposti ad un processo che ne mantenga inalterate le caratteristiche iniziali garantendo che non subiscano alcuna variazione nel tempo. Il sistema prevede che, una volta conservati a norma, i documenti cartacei possano essere eliminati. Ufficio Service propone un sistema di conservazione a norma tramite Usolve completamente in cloud ed in totale outsourcing: facile, sicuro, pratico; pensiamo a tutto noi. Se volete approfondimenti, contattateci.

Conservazione di documenti senza valore legale o in copia

Nel caso in cui i documenti sottoposti a scansione non debbano essere conservati a norma ma siano delle copie di originali o documenti di altro genere, è possibile che la scansione di questi documenti rappresenti il principio per conferirgli una vita molto più lunga rispetto al supporto di partenza.

Hardware e software all'avanguardia

Ufficio Service effettua il servizio di dematerializzazione archivi tramite la scansione documentale con hardware e software all’avanguardia occupandosi sia del ritiro che della eventuale riconsegna del materiale scansionato. I nostri scanner ci consentono di scansionare carte fedeltà, carte di credito, attestati plastificati, veline e formati estremamente lunghi come le strisciate delle macchine a controllo numerico, libri antichi, manoscritti, fotografie di qualunque formato oltre ai formati dall’A4 all’A0. Siamo in grado di soddisfare ogni vostra esigenza relativa alla digitalizzazione del vostro archivio, non dovete fare altro che contattarci.

vantaggi della dematerializzazione degli archivi tramite scansione documentale

Oltre all’ovvio vantaggio del risparmio di spazio, vi sono innumerevoli vantaggi nel gestire un documento scansionato e quindi digitale rispetto ad un documento cartaceo; ne riepiloghiamo qui alcuni:

Reperibilità

I documenti scannerizzati essendo archiviati su supporti digitali sono consultabili con un click

Scansione OCR

Per loro natura i documenti scansionati, tramite l’applicazione del riconoscimento del testo detto OCR, non sono delle immagini ma dei veri e propri documenti i cui termini possono essere ricercati facilmente anche all’interno del contenuto, proprio come accade in un documento word.

Salvataggio in cloud

I dati contenuti nel documento sono fruibili ovunque: basta conservarli su una piattaforma cloud. I documenti scansionati sono consultabili facilmente ma, grazie alla semplice concessione di permission differenti per ogni utente, sono accessibili unicamente dal personale autorizzato.

Condivisione

I documenti digitali possono essere facilmente condivisibili sia all’interno che all’esterno dell’azienda con estrema facilità e sicurezza.

Sicurezza e privacy

I flussi dei documenti digitali che Ufficio Service scansiona, vengono inseriti su piattaforme che ne restringono gli accessi, li memorizzano in appositi file di log, ne monitorano la condivisione e garantiscono che venga ricostruita l’intera filiera del documento.