Assistente virtuale

Supporto professionale da remoto

Il nostro servizio di Assitente viruale

L’Assistente Virtuale o Virtual Assistant è una figura professionale specializzata in grado di fornire supporto a imprenditori e professionisti da remoto. Con i termini Assistente Virtuale o Virtual Assistant si intende una figura professionale specializzata, in grado di fornire supporto a imprenditori e professionisti lavorando da remoto. Il lavoro dell’assistente virtuale è quindi complesso e delicato.

Con professionalità e serietà, l’assistente virtuale si prende cura di tutte quelle attività strategiche e non, alleggerendo il carico di lavoro del cliente. Con l’aiuto di un nostro assistente virtuale, l’imprenditore o il professionista avrà più tempo a disposizione e si potrà focalizzare sull’andamento del proprio core business e lo sviluppo di nuovi progetti.

Certificazione del Servizio

Il nostro team di assistenti virtuali è composto da personale qualificato e specializzato in vari settori: questo ci permette di ottimizzare e semplificare la gestione dei processi di back office e di front office. Il nostro servizio è certificato UNI EN ISO 9001:2015 a garanzia della sua qualità. Non siamo un’assistente virtuale freelance, ma una società solida con un know-how di oltre 35 anni nel settore.

Come può aiutarti

L’assistente virtuale non sostituisce la professionalità e competenza tecnica dell’imprenditore o del professionista, ma si occupa di snellire e rendere più efficienti i processi di gestione dell’ufficio e della segreteria. Ogni nostro cliente sa di poter contare su una consulenza approfondita e professionale, in grado di individuare ed eventualmente creare appositamente il servizio migliore per lo sviluppo della propria attività.

Grazie alle competenze acquisite nel corso degli anni, possiamo affiancare all’attività di assistenza virtuale, un servizio di segreteria presso la sede del cliente.

Le Fasi di Erogazione del Servizio

Al fine di implementare correttamente i servizi di segreteria che siamo in grado di offrire, vi sono delle specifiche fasi progettuali da seguire:

FASE 1: Briefing iniziale e raccolta delle esigenze del cliente
FASE 2: Rilevazione dello “stato di fatto” delle attività ed ottimizzazione dei processi
FASE 3: Erogazione del servizio secondo le specifiche concordate

Le Diverse Tipologie di Segreteria Remota

Segreteria Organizzativa

L’organizzazione della segreteria di una società o uno studio professionale è spesso onerosa in termini di risorse impiegate. Per questo motivo abbiamo pensato a un insieme di servizi quali:

Gestione e-mail: rispondiamo alle e-mail e richieste di informazioni di primo livello.
Gestione calendario appuntamenti: pianificazione di un calendario condiviso di appuntamenti o eventi a cui il cliente intende partecipare.
Prenotazione pranzi o cene di lavoro: ricerchiamo, in modo accurato, il ristorante più adatto ad ogni occorrenza.
Prenotazione viaggi: prenotiamo biglietti, hotel, ristoranti e auto noleggio; il cliente non si dovrà occupare di nulla, penseremo noi anche alla categorizzazione delle spese.
Attivazione e gestione videoconferenze, webinar meeting e conference call: organizziamo, dove necessario, riunioni online tramite sistemi predisposti all’attivazione delle conferenze; forniamo materiale informativo dettagliato per i vostri meeting.
Gestione corsi: offriamo supporto all’organizzazione di corsi di formazione aziendale contattando docenti, corsisti e gestendo, quando previsto, i vari spostamenti. Corsi di formazione aziendale
Predisposizione presentazioni: creazione diapositive in PowerPoint, KeyNote, Google Slide.
Archiviazione documenti: gestione dell’archivio online attraverso piattaforme digitali e servizi in cloud. Dematerializzazione archivi
Centralino e assistenza di primo livello: rispondiamo e gestiamo le telefonate annunciando e inoltrando solo quelle desiderate, selezioniamo le chiamate in base alle preferenze. Amministriamo le piccole incombenze che il cliente non ha tempo di seguire (es. gestione caldaia, fissare appuntamento con assicuratore ecc.) Contact Center e Call Center
Prodotti online: ricerchiamo, selezioniamo ed acquistiamo per vostro conto servizi e prodotti online in base a criteri di affidabilità e prezzo dei rivenditori.
Creazione documenti di varia natura: carichiamo articoli nel blog, effettuiamo modifiche ai contenuti del tuo sito, impostiamo gli account di posta, servizi online, ecc., inviamo newsletter, pubblichiamo post sulle tue pagine Social, trascriviamo note vocali, audio e video. Eseguiamo stesure di documenti e creazione di procedure.
Correzione, trascrizione testi e traduzioni: offriamo servizi di traduzione in diverse lingue, soddisfacendo tutte le esigenze dei clienti lavorando alle traduzioni tecniche, scientifiche, mediche, medico-legali, ecc. Svolgiamo correzione e trascrizione testi di vario genere. Traduzione manuali tecnici

Servizi di Amministrazione

Ci preoccupiamo della gestione amministrativa e contabile della vostra azienda predisponendo tutta la documentazione necessaria da inviare al commercialista/consulente del lavoro:

Prepariamo preventivi da inviare ai clienti.
Amministriamo pagamenti, inserimenti e scadenziari di fatture attive e passive.
Gestiamo pagamenti di utenze e imposte.
Inviamo contratti e documenti firmati digitalmente attraverso programmi online.
Gestiamo la parte relativa alle spese e ai vari acquisti inserendo fatture, scontrini e ricevute nel gestionale. Puntualmente ci preoccupiamo dell’invio della documentazione al commercialista.

Assistente Virtuale per Professionisti

Processo parzialmente automatizzato in modo da ridurre drasticamente le tempistiche delle lavorazioni attraverso l’utilizzo di software già in uso al cliente o di nuova implementazione. Le mansioni che prendiamo in esempio per un servizio entry level sono:

Rispondere al telefono durante l’orario di visita o in orari prefissati
Gestione e-mail e messaggi
Organizzare agenda appuntamenti anche su diversi studi medici e città
Remind ai clienti degli appuntamenti compresa la gestione di cancellazioni e ripianificazione
Gestione raccomandate ed invio della documentazione ai professionisti

Assistente Virtuale e Servizi di Segreteria per PMI

Particolarmente adatto per le PMI che intendono affiancare al servizio di segreteria tradizionale altri servizi come il customer care o la gestione dei clienti potenziali.

Le mansioni che prendiamo in considerazione nell’esempio sono:

Gestione e-mail ed assistenza di primo livello
Customer Care telefonico, attraverso chat, sistema ticketing online, ecc.
Gestione calendario appuntamenti
Prenotazione pranzi e cene di lavoro
Prenotazione trasferte, aerei, treni, pernottamenti
Attivazione e gestione videoconferenze, webinar meeting e conference call
Gestione calendario corsi di formazione e remind ai corsisti
Predisposizione presentazioni PowerPoint, Prezi, KeyNote
Archiviazione e digitalizzazione documenti anche onsite
Smistamento chiamate in ingresso ed in uscita
Ricerca, selezione ed acquisto di prodotti sugli online store
Creazione documenti informatici di varia natura
Correzione, trascrizione testi compresa la loro traduzione

Gestione Blog, Social Media e E-commerce

Garantiamo una presenza social sempre aggiornata, attiva e coinvolgente aiutandoti con la creazione di campagne pubblicitarie su varie piattaforme social.

Coordiniamo i canali social dell’azienda come Facebook, Twitter, Instagram, Google+, TikTok e YouTube integrandoli con post e contenuti differenti per ogni piattaforma.
Gestiamo profilo e contatti LinkedIn, servizio web di rete social gratuito impiegato principalmente nello sviluppo dei contatti professionali.
Seguiamo ogni fase di montaggio e realizzazione di video.
Creiamo loghi e biglietti da visita/auguri secondo le esigenze e preferenze del cliente.