Informativa Privacy per candidati – Ufficio Service Srl Società Benefit

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e delle disposizioni vigenti del Garante per la protezione dei dati personali, Ufficio Service Srl Società Benefit fornisce la seguente informativa sul trattamento dei dati personali dei candidati che utilizzano la nostra web app e partecipano ai processi di selezione del personale.

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è Ufficio Service Srl Società Benefit, con sede legale in Sondrio: Via Giovanni Piazzi 14

Dati societari: P.IVA IT00950040147 | REA SO 71611 | Capitale Sociale € 11.000 i.v. | Telefono: +39 0342 218069 | Email: info@ufficioservice.it

Per questioni relative alla privacy, è possibile contattare il Titolare anche all’indirizzo info@ufficioservice.it.

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Ufficio Service Srl Società Benefit ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), il cui compito è informare e consigliare il Titolare, i responsabili del trattamento e i dipendenti in materia di protezione dei dati, nonché fungere da punto di contatto per gli interessati e per l’Autorità di controllo.

3. Tipologie di Dati Personali Raccolti

Ufficio Service Srl Società Benefit raccoglie e tratta esclusivamente dati pertinenti e adeguati alle finalità di selezione del personale, in conformità ai principi di minimizzazione e trasparenza stabiliti dal GDPR e dalle indicazioni del Garante (www.garanteprivacy.it). In particolare, i dati personali dei candidati possono includere:

•Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, email, numero di telefono e altri recapiti forniti.

•Dati curriculari: informazioni relative a formazione, qualifiche, esperienze lavorative, competenze e altri dati presenti nel CV o forniti tramite la piattaforma (es. lettera di presentazione, referenze, fotografia professionale).

•Categorie particolari di dati: dati relativi allo stato di salute o all’appartenenza a categorie protette (ai sensi della Legge 68/1999), forniti volontariamente dal candidato.

•Dati derivanti dal colloquio di selezione: valutazioni, appunti dei selezionatori e registrazione audio-video integrale del colloquio, effettuata previo esplicito consenso del candidato.

•Dati di utilizzo della piattaforma (web app): dati tecnici relativi all’accesso e all’utilizzo della piattaforma, come credenziali di registrazione, log di accesso e preferenze dell’account.

4. Finalità del Trattamento e Basi Giuridiche

I dati personali dei candidati sono trattati per le seguenti finalità, conformemente alle disposizioni del GDPR:

a. Gestione della candidatura e del processo di selezione

•Finalità: Valutare il profilo del candidato, verificare la corrispondenza con le posizioni aperte presso i clienti e gestire comunicazioni e colloqui.

•Base Giuridica: Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6(1)(b) GDPR) e legittimo interesse del Titolare e dei clienti (art. 6(1)(f) GDPR).

b. Trattamento di categorie particolari di dati

•Finalità: Valutare l’appartenenza a categorie protette per l’adozione di eventuali misure di collocamento mirato.

•Base Giuridica: Trattamento basato sul consenso esplicito dell’interessato (art. 9(2)(a) GDPR) o, se applicabile, per l’adempimento di obblighi di legge (art. 9(2)(b) GDPR).

c. Registrazione audio-video del colloquio

•Finalità: Registrare il colloquio per un riesame comparativo interno e per condividerlo, previo consenso, con il cliente interessato.

•Base Giuridica: Trattamento basato sul consenso libero, specifico e informato del candidato (art. 6(1)(a) GDPR).

Il candidato può revocare il consenso in qualsiasi momento; tale revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

d. Comunicazione dei dati e del video al cliente e condivisione con Uproject

• Finalità:

•Trasmettere ai clienti di Ufficio Service i dati dei candidati idonei, inclusa la registrazione video del colloquio, per permettere una valutazione completa prima dell’incontro personale.

•Inoltre, per massimizzare le possibilità di impiego dei candidati, Ufficio Service richiede che i dati dei candidati siano condivisi anche dalla società di selezione Uproject. Tale condivisione avverrà esclusivamente per finalità di selezione e sarà realizzata in conformità alle disposizioni del GDPR (art. 6(1)(b) e art. 6(1)(f)) e alle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

•Base Giuridica: Legittimo interesse del Titolare e degli enti coinvolti nella selezione (art. 6(1)(f) GDPR) e consenso specifico per il trattamento dei dati sensibili (per il video, art. 6(1)(a) GDPR).

e. Gestione dei servizi web

•Finalità: Consentire la registrazione, la gestione del profilo candidato e l’erogazione del servizio online.

•Base Giuridica: Esecuzione del servizio richiesto dall’interessato (art. 6(1)(b) GDPR).

f. Adempimenti di obblighi di legge e tutela dei diritti

•Finalità: Ottemperare a obblighi di legge e tutelare i diritti del Titolare in sede giudiziaria o contrattuale.

•Base Giuridica: Adempimento di obblighi di legge (art. 6(1)(c) GDPR) e legittimo interesse (art. 6(1)(f) GDPR).

5. Natura del Conferimento dei Dati

Il conferimento dei dati richiesti è facoltativo ma indispensabile per poter partecipare al processo di selezione.

•Il mancato conferimento dei dati anagrafici e professionali comporterà l’impossibilità di procedere con la candidatura.

•Il conferimento di dati appartenenti a categorie particolari (es. appartenenza a categorie protette) avviene su base volontaria e solo se pertinente.

•Il consenso alla registrazione audio-video del colloquio è facoltativo; in caso di mancato consenso, il colloquio potrà svolgersi con modalità alternative.

6. Modalità del Trattamento e Misure di Sicurezza

Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza (art. 5 GDPR).

Misure adottate includono:

•Conservazione dei dati su sistemi protetti con accesso riservato tramite credenziali individuali.

•Utilizzo di servizi cloud conformi al GDPR (es. Microsoft OneDrive) con link protetti per la condivisione dei video, la cui validità è limitata a 10 giorni.

•Stipula di accordi di non divulgazione (NDA) con i clienti e, ove applicabile, con Uproject, per garantire la riservatezza dei dati trasmessi.

•Formazione continua del personale e verifiche periodiche sulle misure di sicurezza adottate.

7. Comunicazione e Destinatari dei Dati

I dati personali dei candidati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

1. Clienti di Ufficio Service:

Le aziende che hanno incaricato Ufficio Service della ricerca di personale riceveranno, previa verifica e in base al consenso espresso, soltanto i dati strettamente necessari alla valutazione del candidato per la specifica posizione.

2. Fornitori di servizi esterni (Responsabili del trattamento):

Società che forniscono servizi IT, hosting, manutenzione, supporto nella gestione delle candidature, vincolate da obblighi contrattuali di riservatezza.

3. Società di selezione Uproject:

I dati dei candidati, raccolti anche da Uproject nell’ambito dei processi di selezione, saranno condivisi con Ufficio Service per massimizzare le possibilità di impiego dei candidati. Tale condivisione avverrà esclusivamente per finalità di selezione e sarà effettuata in conformità con il GDPR (art. 6(1)(b) e art. 6(1)(f)) e le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

4. Autorità ed enti pubblici:

In caso di obblighi di legge o di ordini legittimi, i dati potranno essere comunicati agli enti competenti.

I dati non verranno diffusi al pubblico né resi accessibili a soggetti non autorizzati.

8. Periodo di Conservazione dei Dati

I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, come segue:

•Dati di candidatura: Fino alla conclusione del processo di selezione. In caso di esito negativo, i dati saranno conservati per un massimo di 12 mesi, salvo diverso consenso.

Dati relativi a categorie particolari: Conservati solo per il tempo necessario alla valutazione o, se previsto dal consenso, fino a 12 mesi.

Registrazioni video:

•Per i candidati idonei, il link per la visione scade dopo 10 giorni e il file viene conservato internamente per un massimo di 120 giorni.

•Per i candidati non idonei, la registrazione viene eliminata entro 120 giorni.

•Dati degli account sulla piattaforma: Conservati finché l’account rimane attivo o, su richiesta, eliminati entro 30 giorni.

9. Diritti degli Interessati

I candidati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, quali:

•Diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso.

Per esercitare tali diritti, è possibile inviare una richiesta scritta a privacy@ufficioservice.it o tramite PEC all’indirizzo [email protected]. Ufficio Service risponderà entro 30 giorni (prorogabili a 90 in casi complessi).

Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

10. Aggiornamenti dell’Informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata periodicamente per adeguarsi a eventuali modifiche normative o cambiamenti nei trattamenti effettuati. Le versioni aggiornate saranno pubblicate nella sezione “Privacy Policy” del sito ufficioservice.it.

Data ultimo aggiornamento: (inserire data esatta)

Conferma di lettura e consenso:

Procedendo con l’invio della candidatura o partecipando ai colloqui, il candidato conferma di aver letto e compreso la presente informativa. Eventuali consensi specifici (ad es. per la registrazione del colloquio o il trattamento di dati particolari) saranno raccolti separatamente tramite checkbox o moduli dedicati.